Makalah Sistem Manajemen Pendidikan

BAB I

PENDAHULUAN

Latar belakang

Perkembangan peradaban manusia pada dasarnya merupakan pengaruh perkembangan teknologi. Dengan kata lain, perkembangan teknologilah yang mendorong kemajuan peradaban manusia. Tentunya, selain faktor teknologi, masih ada banyak faktor yang mendorong kemajuan peradaban, misalnya kemajuan di bidang ekonomi, kedokteran, kesusasteraan dan sebagainya. Akan tetapi, dari sekian banyak faktor tersebut, yang menjadi faktor dominan adalah kemajuan teknologi.

            Kemajuan peradaban manusia menurut futurolog Alvin Toffler dapat dibagi ke dalam empat tahapan periode perkembangan zaman. Perubahan dari satu zaman ke zaman yang lain diawali sebuah revolusi peradaban akibat penemuan suatu jenis teknologi yang mengakibatkan perubahan di seluruh dunia. Itulah sebabnya, perubahan tersebut diistilahkan revolusi. Oleh Toffler, keempat tahapan tadi disebut gelombang 0, gelombang 1, gelombang 2 dan gelombang 3.

            Gelombang 0 ialah masa dimana manusia masih bergantung kepada alam. Manusia belum mengenal budidaya. Mereka sekadar mengambil makanan yang sudah disediakan oleh alam. Apabila manusia merasa lapar, ia akan mencari pohon yang buahnya dapat dimakan. Apabila buah-buah pohon di daerah tersebut sudah habis, manusia panda ke tempat lain untuk mencari makanan yang baru, dan demikian seterusnya. Manusia hidup secara nomaden sehingga diperlukan area cukup luas untuk dapat menghidupi sekelompok orang. Jadi, apabila kelompok orang tersebut kembali ke tempat semula, persediaan makanan di tempat itu sudah siap untuk dimakan lagi. Pada masa tersebut belum ada konsep kekayaan karena alam begitu luas, makanan berlimpah dan jumlah manusia masih sedikit.

            Ketika jumlah manusia semakin bertambah banyak, manusia mulai berpikir bagaimana caranya menghasilkan bahan makanan tanpa membutuhkan area yang luas. Faktor rumah juga mendorong munculnya kebutuhan akan teknologi untuk menghasilkan makanan tanpa harus berpindah tempat. Tidak terlalu jelas kapan manusia menemukan teknologi bercocok tanam. Walaupun tampak sederhana, dampak penemuan teknologi cocok tanam ini mengubah peradaban manusia di seluruh dunia. Awal penemuan teknologi cocok tanam ini disebut revolusi pertanian. Dengan demikian, peradaban manusia mulai memasuki gelombang I.

            Gelombang I ini berakhir seiring ditemukannya mesin uap oleh James Watt di abad pertengahan. Revolusi industri ini mendorong beberapa penemuan lain seperti kereta api dan mengubah peradaban umat manusia di dunia. Selanjutnya, peradaban era gelombang kedua itu menghasilkan penemuan komputer  di tahun 1945. Produktivitas manusia yang sebelumnya hanya diukur dari tenaga kerja dan modal, maka pada gelombang kedua ditambah dengan faktor ilmu pengetahuan. Bahkan faktor ilmu pengetahuan ini lebih kuat dibandingkan dengan faktor modal. Selain itu, pihak yang menguasai ilmu pengetahuan akan selalu mampu mengantisipasi keadaan dan bertahan untuk terus berkembang. Latar belakang inilah yang tampaknya mendorong orang pada masa sekarang berlomba-lomba sekolah ke jenjang S-2 bahkan S-3. Manusia mulai menyadari bahwa mereka memiliki ilmu pengetahuan/informasi akan mempunyai pengaruh.

            Pengelolaan sebuah organisasi tentu melibatkan berbagai sumber daya merupakan aset organisasi tersebut. Informasi sebagai suatu sumber daya organisasi semakin dianggap penting untuk dikelola seperti halnya sumber daya organisasi lainnya. Lima jenis sumber daya organisasi dikenal 5M adalah:

1.      Man

2.      Money

3.      Material

4.      Machine

5.      Method

Pada masa sekarang 5 M tersebut harus ditambah satu faktor lagi, yaitu informasi.

            Perhatian pada manajemen informasi semakin lama semakin besar. Informasi semakin disadari sebagai sumber daya organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini disebabkan paling tidak dua hal. Pertama, kegiatan bisnis yang semakin kompleks dibanding sebelumnya. Hampir semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi global, yang merupakan dampak globalisasi. Perusahaan-perusahaan saat ini bersaing dalam pasar internasional. Kedua, kemampuan komputer yang makin baik dari segi harga, kemampuan maupun kemudahan penggunaannya. Hal ini membuat pemrosesan informasi menjadi semakin mudah, cepat dan tepat, disamping juga didukung oleh perkembangan teknologi pendukung lain seperti komunikasi dan jaringan komputer yang juga berlangsung pesat. Pengaruhnya adalah arus informasi dapat mengalir dengan sangat cepat pula. Semua perkembangan tersebut semakin membuat informasi menjadi sumber daya yang sangat berharga dan perlu dikelola dengan cermat.

Dalam konteks pendidikan, pengelolaan terhadap informasi memegang peranan penting. Lembaga pendidikan sangat berkepentingan dalam mengelola arus informasi agar organisasinya berjalan tanpa hambatan, dikelola dengan baik serta dapat berkembang di tengah persaingan antarlembaga pendidikan. Bertolak dari pangkal bahwa banyak aspek informasi yang perlu dikelola dengan memadai dalam lembaga pendidikan, maka makalah ini membahas bagaimana peranan sistem informasi manajemen dalam pengelolaan fasilitas sekolah/kampus. Dalam makalah ini, dibahas pula beberapa bagian sistem informasi dalam lembaga pendidikan, yang secara langsung berhubugan dengan fasilitas sekolah/kampus, seperti pengelolaan informasi di bidang akademik, ketenagaan, penelitian, pengabdian masyarakat, perpustakaan, keuangan, kerjasama, kemahasiswaan untuk memperkaya gambaran dan mengintegrasikan pengelolaan informasi di sekolah/kampus.

BAB II. PEMBAHASAN

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM berfungsi baik untuk pengolahan transaksi, manajemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Konsep SIM sebenarnya telah ada sebelum komputer muncul, yaitu di mana segala macam informasi di dalam organisasi harus diolah dengan cepat, teliti dan andal. Namun, tanpa komputer tersebut hanya menjadi teori. Sekarang, dengan adanya komputer, konsep SIM tersebut telah menjadi kenyataan.

Informasi merupakan salah satu elemen dalam manajemen perusahaan. Agar informasi dapat mengalir lancar, para manajer perlu menempatkan informasi dalam suatu kerangka sistem. Sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam suatu sistem adalah elemen-elemennya. Tentunya setiap sistem memiliki elemen-elemennya sendiri, yang kombinasinya berbeda antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Namun demikian, susunan dasarnya tetap sama.

Sistem informasi dalam manajemen perusahaan adalah sistem yang terbuka dan sistem yang lingkaran tertutup. Sistem informasi mendapatkan input berupa data-data atau kejadian dalam perusahaan, diubah dengan pengolah informasi untuk memperoleh informasi. Pengolah informasi tersebut dapat berupa komputer, orang ataupun gabungan keduanya. Adapun yang menjalankan fungsi mekanisme pengendaliannya adalah para manajer dalam mengambil keputusan untuk memecahkan persoalan dalam perusahaan dan untuk mencapai target dan tujuan perusahaan. Selanjutnya, keputusan-keputusan manajer diharapkan dapat membawa perubahaan sehingga pada akhirnya output sistem memenuhi harapan manajer. Jadi, suatu sistem informasi terdiri atas elemen data, informasi, pengolah informasi dan manajer.

Sistem informasi merupakan sistem konseptual yang memakai sumber daya konseptual, data dan informasi, untuk mewakili sistem fisik yang dalam hal ini berupa perusahaan atau organisasi. Komuter merupakan suatu sistem fisik, tetapi daya dan informasi yang tersimpan di dalamnya dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data atau informasi mewakili sistem fisik. Bagaimana data tersebut tersimpan tidaklah penting. Yang penting adalah apa yang diwakili oleh data atau informasi tersebut. Oleh karena itu, sistem informasi membantu para manajer dan pimpinan perusahaan untuk mendapatkan bahan masukan penting bagi manajer dalam pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, sistem informasi haruslah dapat mewakili perusahaan itu sendiri.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Ada beberapa pengertian tentang Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK) diantaranya, yaitu :

v  SIMDIK atau yang disebut SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN PENDIDIKAN adalah suatu sistem data sekolah berbasis ITC dimana segala data base sekolah bisa tersimpan dengan aman serta dapat terkoneksi melalui suatu server

v  SIMDIK adalah sebuah sistem informasi untuk kebutuhan manajemen lembaga pendidikan dalam hal ini adalah sekolah. Sekolah yang dapat di cover dengan SIMDIK ini adalah sekolah TK, SD, SMP, SMA dan sederajat.

v  Sistem Informasi Manajemen Pendidikan merupakan perpaduan antara sumber daya manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung kembali proses pengambilan keputusan bidang pendidikan. Data-data tersebut adalah data empiris atau data/fakta sebenarnya yang benar-benar ada dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Dengan mempertimbangkan uraian-uraian di atas dapat dikemukakan definisi alternatif sistem informasi manajemen pendidikan, yakni: sistem, yang terdiri dari sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data, yang memantau dan mengambil kembali data dari lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur, dan memilih data serta menyajikannya sebagai informasi kepada para pemangku kepentingan pendidikan/sekolah, terutama bagi para manajer pendidikan pada semua level dan fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan keputusan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen, untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung kegiatan operasional, termasuk di dalamnya kegiatan instruksional.

SIMDIK dikembangkan secara terpadu dimulai dari proses operasional pendaftaran siswa baru, proses akademik, pengelolaan keuangan, sampai operasional siswa menjadi alumni.

SIMDIK merupakan proses operasional sekolah. SIMDIK juga dirancang sesuai dengan standar JARDIKNAS. Segala kebutuhan pelaporan dari sekolah ke Dinas Pendidikan Daerah maupun untuk kebutuhan Depdiknas dapat dilakukan dengan mudah. Dengan adanya SIMDIK manajemen pendidikan menjadi lebih mudah dan terkontrol.

Cakupan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Ruang Lingkup SIMDIK Back-office :

v    Koneksi dan setting, Identitas sekolah, setting tahun ajaran, seting kurikulum, koneksi database, dan format tanggal.

v    Pengelolaan Kesiswaan, Pengelolaan biodata masing-masing siswa, beasiswa, kasus kedisiplinan, data kesehatan, data periksa, prestasi, perpindahan (mutasi) siswa, sampai pengelolaan data alumni.

v    Pengelolaan Akademik, Laporan nilai hasil ujian secara periodik, data nilai KTSP, data nilai KBK, data absensi, data bimbingan dan penyuluhan, data kasus siswa, rencana pengajaran, pengelolaan mata pelajaran, penjadwalan, dan prestasi akademik.

v    Pengelolaan Guru dan Karyawan, Manajemen biodata guru dan karyawan, data keluarga, riwayat pendidikan, pendidikan tambahan(kursus, training, seminar, workshop dsb).

v  Pengelolaan Keuangan, Manajemen pembayaran biaya pendidikan, administrasi dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah)dan penggunaannya, biaya tambahan, seperti : biaya praktikum, biaya ekstra, dll.

v  Pengelolaan Perpustakaan, Pengelolaan buku (judul, kategori & deskripsi), status keanggotaan dan peminjam, stock inventory, Jurnal keluar masuk buku, laporan-laporan terdiri dari : statistik peminjaman, statistik keluar masuk buku, rekap peminjaman, dan rekap pengembalian.

v  Pelaporan, Pelaporan siswa (induk siwa, kesehatan, periksa kesehatan, biasiswa, kasus, dan bimbingan) per siswa, per kelas dan seluruh siswa, pelaporan guru/pegawai (induk pegawai, bidang pengajaran), rencana pengajaran, nilai, kelulusan, statistik dan laporan ke DEPDIKNAS (data sekolah, siswa dan guru)

v  Bank Soal, Pengolahan data bank soal, penyimpanan soal, pencarian dan pencetakan

Tujuan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Tujuan dari dibangunnya informasi berupa aplikasi Sistem Informasi Pendidikan adalah:

Ø  Membantu seluruh bagian yang berperan di dunia pendidikan dengan memberikan
informasi yang menyeluruh tentang pendidikan dari tingkat sekolah dasar hingga
sekolah menengah umum atau yang setara dengannya.

Ø  Memberikan sarana agar seluruh bagian yang berperan dalam dunia pendidikan yang ada di propinsi / kota kabupaten agar dapat berperan aktif dalam usaha memajukan usaha pendidikan.

Ø  Pertanggungjawaban publik yaitu dengan memberikan informasi secara trasparan tentang kebijakan dan pemakaian sumber daya yang dialokasikan untuk dunia pendidikan.

Ø  Meningkatkan pengetahuan guru dan murid tentang dunia informatika serta manfaat yang dapat diambil melalui beberapa pelatihan.

Ø  Memberikan akses informasi yang mudah dan lengkap bagi pendidik dan siswa mengenai ilmu pengetahuan dan informasi pendidikan lainnya.

Nilai Lebih Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Keunggulan dari sistem ini adalah :

v  Sesuai standar JARDIKNAS (Departemen Pendidikan Nasional), sehingga pembuatan laporan dari masing-masing sekolah maupun dari Dinas Pendidikan dapat dengan mudah dan cepat di sampaikan tanpa harus membuat laporan ulang dan tanpa harus mencetak laporan, hal ini karena format laporan dan jaringan sudah disesuaikan dan menggunakan konsep singkronisasi online.

v  Kemudahan dan kecepatan proses pengolahan, penyimpanan, pencarian, pelaporan data dan informasi yang dibutuhkan.

v  Dikembangkan secara integrated untuk kebutuhan administrasi akademik sekolah.

v  Sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan lembaga/institusi pendidikan terkait.

Keuntungan SIMDIK yang diperoleh sekolah, yaitu :

Ø  Dapat memantau perkembangan pendidikan siswa secara akurat

Ø  Dapat meningkatkan pelayanan di bidang pendidikan kepada masyarakat secara akurat.

Ø  Dapat menyimpan database sekolah mulai dari data siswa,guru serta karyawan yang terdiri dari data akademik, sistem kurikulum,  administrasi, aset sekolah dll

Ø  Memudahkan pekerjaan sekolah tersebut dalam segala aspek mulai dari BK, TU dan lain -lain

Ø  Dapat mengangkat BRAND IMAGE sekolah tersebut secara tidak dengan memiliki fasilitas manajemen modern.

Keuntungan SIMDIK yang diperoleh orang tua dan siswa, yaitu :

Ø  Siswa dapat berkreasi membuat blog/email dll

Ø  Siswa dapat memantau ilmu dari luar sekolah

Ø  Siswa dapat berkorespondensi dengan sesama pelajar diseluruh dunia

Ø  Siswa dapat mencari info beasiswa dari dalam/luar negeri

Ø  Orang tua dapat mengecek absensi/daftar nilai melalui fasilitas SMS
Gateway Go To School tanpa perlu repot datang kesekolah

Ø  Dapat memantau perkembangan siswa/siswinya.

            Pola manajemen yang diterapkan di dalam institusi pendidikan masa sekarang sangat bervariatif. Oleh karena itu, sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai kebutuhan masing-masing organisasi. Dalam institusi pendidikan (sekolah/kampus), sistem informasi dikembangkan sbb:

1.      Sistem Informasi Akademik.

2.      Sistem Informasi Ketenagaan.

3.      Sistem Informasi Sarana dan Prasarana.

4.      Sistem Informasi Penelitian.

5.      Sistem Informasi Pengabdian pada Masyarakat.

6.      Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni.

7.      Sistem Informasi Perpustakaan

8.      Sistem Informasi Keuangan.

9.      Sistem Informasi Kerjasama.

10.  Hubungan antara sistem satu dengan yang lain digambarkan dalam gambar di bawah ini:

Gambar 1. Diagram hubungan antarsistem

Dalam gambar 1 di atas terlihat jelas hubungan antarsistem yang satu dengan yang lain. Arus informasi masuk dan keluar dari sistem akedemik menghubungkan dengan sistem-sistem yang lain, seperti dengan penelitian, ketenagaan, keuangan, kerjasama, mahasiswa, pengabdian masyarakat, sarana dan prasarana hingga perpustakaan. Dari sini dapat terlihat bahwa seluruh kejadian akan langsung terpantau di akademik.

Sistem Informasi Akademik

Pada sistem ini, informasi yang disediakan antara lain:

1.      Registrasi siswa/mahasiswa baru.

SIM dapat mencetak kartu siswa/mahasiswa secara langsung. Selain itu, juga dihasilkan laporan yaitu data induk siswa/mahasiswa, daftar siswa/mahasiswa, rekap siswa/mahasiswa per-tingkat/per-fakultas, per-kelas/perjurusan dan daftar siswa/mahasiswa baru per-kelas.

2.      Registrasi siswa/mahasiswa lama.

Demikian juga SIM dapat langsung mencetak kartu siswa/mahasiswa. Selain itu, juga dapat dihasilkan laporan antara lain daftar siswa/mahasiswa, rekap siswa/mahasiswa per tingkat/per-fakultas/per-jurusan, daftar SPP dan praktikum siswa/mahasiswa dan terakhir rekap siswa/mahasiswa cuti dan pindah/mutasi.

3.      Penyelenggaraan akademik.

Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok. Kelompok-kelompok tersebut adalah siswa/mahasiswa, guru/dosen dan bagian kurikulum/fakultas. Untuk siswa/mahasiswa, informasi yang dibutuhkan antara lain jadwal mata pelajaran/kuliah, daftar hadir, daftar hadir ujian, kartu kemajuan studi dan transkrip. Kemudian bagi guru/dosen, disediakan informasi berupa jadwal pelajaran/kuliah, daftar peserta, daftar hadir guru/dosen, daftar isian nilai dan daftar prestasi nilai. Terakhir untuk fakultas/bagian akademik di sekolah, membutuhkan informasi mengenai daftar mahasiswa, daftar pengajar, daftar mata kuliah/mata pelajaran, daftar prestasi siswa/mahasiswa, sejarah kemajuan studi dan sejarah prestasi mahasiswa.

4.      Lulusan/Alumni.

Informasi yang dihasilkan antara lain transkrip nilai akademik. Sementara itu, untuk kebutuhan manajemen sekolah/perguruan tinggi dapat disediakan daftar lulusan dan rekap penyelesaian studi.

5.      Pembinaan Kurikulum.

Informasi yang dapat disediakan baik untuk mahasiswa, guru maupun sekolah/universitas adalah daftar kuliah/pelajaran.

Diagram modulnya adalah sbb:

Gambar 2. Diagram Sistem Informasi Akademik

Dari gambar 2 terlihat mahasiswa yang melakukan registrasi, informasinya aka masuk ke data induk, kemudian melakukan rencana studi sesuai denga kurikulum yang berlaku. Setelah itu, hasil studi atau alumni akan terekap dalam data induk.

Sistem Informasi Penelitian

            Sistem informasi penelitian, khususnya di perguruan tinggi, menghubungkan antara manajemen universitas dengan pihak Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) dalam pemenuhan kebutuhan informasi. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen universitas antara lain:

1.      Daftar penelitian.

2.      Rekap penelitian berdasarkan bidang ilmu dan sumber dana.

3.      Rekap penelitian berdasarkan fakultas dan bidang ilmu.

4.      Rekap penelitian berdasarkan bidang ilmu dan lokasi penelitian.

Menjawab kebutuhan tersebut, direktorat jenderal perguruan tinggi dapat mengirimkan ketiga hal terakhir yang disebutkan di atas, yaitu:

1.      Rekap penelitian berdasarkan bidang ilmu dan sumber dana.

2.      Rekap penelitian berdasarkan fakultas dan bidang ilmu.

3.      Rekap penelitian berdasarkan bidang ilmu dan lokasi penelitian.

Diagramnya adalah sbb:

Gambar 3. Diagram Sistem Informasi Penelitian

Di gambar 3, usulan penelitian akan dinilai dan dilakukan penilaian untuk disetujui atau tidak. Setelah disetujui, dilakukan pemantauan dan hasil penelitian tesebut dilaporkan ke bagian penelitian untuk didokumentasikan.

Sistem Informasi Pengabdian pada Masyarakat

Kegiatan unit kerja ini antara lain menyelenggarakan KKN (Kuliah Kerja Nyata) bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan antara lain:

1.      Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar bobor kredit bimbingan untuk dosen.

2.      Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul pengabdian, rekap kegiatan pengabdian per-fakultas dan asal dana, rekap kegiatan pengabdian per-jenis kegiatan dan lokasi, serta rekap kegiatan pengabdian per-jenis kegiatan dan bidang ilmu. Diagramnya adalah sbb:

Gambar 4. Diagram Sistem Informasi Pengabdian pada masyarakat

Di gambar 4 di atas, usulan pengabdian pada masyarakat akan masuk dalam data usulan untuk disetujui. Setelah itu, dilakukan pemantauan oleh pihak pengabdian pada masyarakat, seluruh laporan akan dinilai apakah hasilnya ditolak atau diperbaiki. Pelaporan tersebut akan menjadi rencana tahunan untuk diusulkan pada program tahun berikutnya.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam sistem informasi ini, ada dua kelompok informasu, yaitu data induk dan pengelolaan. Informasi. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen universitas adalah:

1.      Daftar urut kepangkatan.

2.      Daftar pegawai calon naik golongan.

3.      Rekap pegawai menurut jenjang pendidikan.

4.      Rekap pegawai menurut golongan.

5.      Daftar pegawai calon pensiun.

6.      Daftar gaji.

7.      Daftar gaji pegawai.

Adapun informasi yang dibutuhkan direktorat jenderal adalah rekap pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun. Diagramnya adalah sbb:

Gambar 5. Diagram Sistem Informasi sumber daya manusia

Pada gambar 5 di atas, seluruh pegawai/ketenagaan terdata dalam data induk. Data induk ini akan selalu dilakukan pemutakhiran mengenai informasi mutasi atau perubahan-perubahan lainnya.

Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini, yaitu buku induk (identitas) dan pengelolaan. Dalam kelompok informasi pengelolaan, siswa/mahasiswa dan guru/dosen, siswa/mahasiswa dan guru/dosen mendapatkan jadwal kuliah/pelajaran.

            Informasi yang dapat disediakan antara lain:

A.Untuk kebutuhan manajemen sekolah/universitas antara lain:

1.      Daftar barang.

2.      Daftar kapasitas ruang kelas/kuliah.

3.      Daftar ruang guru/dosen.

4.      Daftar ruang perpustakaan.

5.      Daftar ruang laboratorium.

6.      Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventaris.

7.      Rekap jumlah ruang per-fakultas/jurusan.

8.      Rekap jumlah ruang laboratorium per-fakultas/jurusan.

9.      Rekap ruang perpustakaan per-fakultas/jurusan.

B. Untuk direktorat jenderal/dinas pendidikan, dapat dikirimkan:

1.      Rekap jumlah ruang per fakultas/jurusan.

2.      Rekap jumlah laboratorium per fakultas/jurusan.

3.      Rekap ruang perpustakaan per fakultas.

Diagramnya adalah sbb:

Gambar 6. Diagram Sistem Informasi sarana dan prasarana

Pada gamar di atas seluruh barang diadministrasi dengan tercantum ke tabel barang. Inventarisasi mencakup data tabel barang, mutasi dan pengadaan barang baru.

Sistem Informasi Perpustakaan

Sub-sistem perpustakaan terdiri atas tiga kegiatan, yaitu inisialisasi buku, keanggotaan dan pelayanan perpustakaan. Informasi yang dapat disediakan antara lain adalah:

1.      Pencetakan catalog bahan pustaka.

2.      Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan.

3.      Rekapitulasi pengunjung dan peminjam per fakultas.

4.      Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam.

5.      Peminjam yang terlambat mengembalikan bahan pustaka.

Diagramnya adalah sbb:

Gambar 7. Diagram Sistem Informasi perpustakaan

Pada gambar 7 terlihat bahwa buku-buku yang berada di perpustakaan akan dikatalogkan sesuai ilmu bahasan dalam buku tersebut. Katalog ini akan digunakan seterusnya untuk data registrasi bahan pustaka, peminjaman dan laporan.

Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni

Sistem Kemahasiswaan dan Alumni terdiri empat bagian, yaitu kegiatan kesiswaan/kemahasiswaan, kesejahteraan siswa/mahasiswa, kelembagaan siswa/mahasiswa dan informasi khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang disediakan antara lain:

1.      Laporan aktivitas kegiatan.

2.      Daftar penyelesaian kegiatan.

3.      Rekapitulasi aktivitas kegiatan.

4.      Daftar fungsionaris kegiatan.

5.      Data mahasiswa dan aktivitasnya.

6.      Laporan aktivitas lembaga mahasiswa.

7.      Rekapitulasi aktivitas lembaga.

8.      Daftar fungsionaris lembaga.

9.      Daftar informasi khusus.

10.  Rekapitulasi informasi khusus.

11.  Daftar penghuni asrama.

12.  Daftar pengurus dan fasilitas asrama.

13.  Daftar calon/penerima beasiswa per jenis beasiswa.

14.  Rekapitulasi calon/penerima beasiswa per jenis beasiswa.

15.  Rekapitulasi calon/penerima beasiswa per jenis beasiswa dan fakultas/jurusan.

16.  Daftar usulan mahasiswa ikatan dinas.

17.  Daftar penerima ikatan dinas akan lulus.

18.  Rekapitulasi jumlah mahasiswa ikatan dinas akan dan sudah lulus.

19.  Laporan kemajuan IPK/nilai penerima beasiswa.

20.  Daftar perincian dana ikatan dinas.

21.  Daftar penerima dana/asuransi.

22.  Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa.

23.  Daftar pengurus koperasi mahasiswa.

24.  Dafar instasi lulusan.

Diagramnya adalah sbb:

Gambar 8. Diagram Sistem Informasi kemahasiswaan dan alumni

Pada tabel 8 di atas terlihat bahwa seluruh informasi kemahasiswaan baik itu dari kegiatan kemahasiswaan, lembaga kemahasiswaan, lulusan hingga kesejahteraan akan masuk dalam laporan. Laporan ini nantinya digunakan oleh pimpinan sekolah/perguruan tinggi untuk membuat kebijakan-kebijakan dalam kemahasiswaan.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan terdiri dari:

1.      Anggaran.

2.      Transaksi.

3.      SPJ, SPP dan SPM.

4.      Penggajian.

Dengan demikian, informasi yang dapat disediakan adalah:

1.      Anggaran belanja per-tahun.

2.      Kegiatan anggaran belanja.

3.      Daftar surat perintah membayar.

4.      Daftar surat pertanggungjawaban.

5.      Rekapitulasi realisasi daftar rincian kegiatan bidang-bidang.

6.      Rekapitulasi anggaran rutin per unit kerja.

7.      Rekapitulasi anggaran pembangunan per unit kerja.

8.      Rekapitulasi SPP per-unit kerja.

9.      Rekapitulasi anggaran rutin per-fungsi.

10.  Rekapitulasi anggaran pembangunan per-fungsi.

11.  Rekapitulasi anggaran DRK per-fungsi.

12.  Rekapitulasi perolehan SPP per-semester.

13.  Daftar gaji pegawai.

Diagramnya adalah sbb:

Gambar 9. Diagram Sistem Informasi keuangan

Pada gambar 9, seluruh transaksi dalam anggaran, SPJ, SPP, SPM, Kas bank, gaji akan masuk dalam laporan. Seluruh aliran informasi keuangan akan berakhir di kolom laporan. Pihak keuangan nantinya mengadministrasikan laporan keuangan tersebut.

Sistem Informasi Kerjasama

Sistem informasi kerjasama terdiri dari kerjasama dalam negeri, kerjasama luar negeri dan peningkatan kualitas guru/dosen. Untuk itu, informasi yang dapat disediakan antara lain:

1.      Daftar kerjasama dalam negeri per-sumber dana.

2.      Daftar kerjasama dalam negeri dan penanggung jawab.

3.      Rekapitulasi kerjasama dalam negeri.

4.      Daftar kerjasama luar negeri dan sumber daya.

5.      Daftar kerjasama luar negeri dan penanggung jawab.

6.      Rekapitulasi kerjasama luar negeri.

7.      Rekapitulasi tenaga asing.

8.      Daftar tenaga asing dan masa tugas.

9.      Rekapitulasi siswa/mahasiswa asing.

10.  Daftar siswa/mahasiswa asing.

11.  Daftar guru/dosen yang masih ikut S-2, S-3, spesialis dalam/luar negeri.

12.  Daftar guru/dosen yang sudah lulus S-2, S-3, Diploma, Spesialis dalam/luar negeri.

13.  Rekapitulasi guru/dosen yang masuh ikut S-2, S-3, Spesialis dalam/luar negeri.

14.  Rekapitulasi guru/dosen yang sudah lulus S-2, S-3, Diploma, Spesialis dalam/luar negeri.

Diagramnya adalah sbb:

Gambar 10. Diagram Sistem Informasi kerjasama

Pada gambar 10 di atas, seluruh kerjasama baik dari dalam negeri, luar negeri dilakukan pemantauan. Hasil pemantauannya masuk dalam laporan. Begitupula dalam kerjasama pertukaran tenaga asing, mahasiswa asing dan studi lanjut, semuanya akan masuk dalam laporan.

BAB III

 KESIMPULAN

Revolusi dalam sistem informasi mempermudah pimpinan sekolah/perguruan tinggi dalam melakukan manajemen di organisasinya. Planning, Organizing, Actuating dan Controlling yang merupakan dasar manajemen dapat diterapkan secara tepat, efektif dan efisien disebabkan alur informasi yang jelas. Evaluasi dari setiap sistem organisasi dapat secara mudah terpantau sehingga lembaga bisa secara mudah melakukan pengambilan keputusan dari hasil evaluasi yang menyeluruh dari setiap sistem tersebut.

Dalam konteks pengelolaan fasilitas sekolah, SIM membantu pimpinan sekolah untuk  memetakan bagian mana dalam fasilitas sekolah yang diperlukan atau dianggap kurang. SIM berperan penting dalam pendataan inventarisasi fasilitas sekolah termasuk didalamnya bagaimana alur perijinan fasilitas tersebut itu dibuat. Alur perijinan yang jelas dan pengadministrasian yang tepat akan memudahkan pimpinan sekolah memantau usia (life time) suatu barang atau fasilitas sehingga diketahui berapa lama penyusutannya sehingga sekolah dapat menyiapkan pengganti/sparepart yang dibutuhkan, sesuai dengan fasilitas yang rusak tersebut.

Fasilitas sekolah terkait dengan sarana dan prasarana, perpustakaan dan juga pendukung yang digunakan dalam layanan akademik sebagaimana yang digambarkan dalam bab pembahasan sebelumnya. Pengelolaan atas keseluruhan fasilitas tersebut dapat membantu peningkatan pelayanan pendidikan dan pada akhirnya dapat memperbaiki mutu pendidikan secara umum.

DAFTAR PUSTAKA

Bates, A.W. 2000. Managing Technological Change: Strategies for University and

             College Leaders. San Francisco: Jossey Bass.

Brown, J.S. and P.Duguid. 2000. The Social Life of Information. Boston MA:Harvard

             Business School Press.

Gintings. Abdorrakhman. 2009. Aplikasi SIM dalam Sistem Pendidikan. Bandung: Pusat

             Penerbitan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Islam Nusantara

Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Konsep, Aplikasi dan Perkembangan.

             Jogjakarta: Penerbit Andi

Wiyono, Bambang Budi. 2003. Evaluasi Pembelajaran. Malang: Elang Emas

Posted in: KOMPUTER